Règles de procédure de l’Office de surveillance en matière de sécurité nationale et de renseignement

Le président de l’Office de surveillance en matière de sécurité nationale et de renseignement établit les Règles de procédure afin d’exercer son mandat en vertu du paragraphe 8(1)d) de la Loi sur l’Office de surveillance en matière de sécurité nationale et de renseignement.

Table des matières

 

Règle 1

Champ d’application, objet et définitions

Champ d’application

1.01   Ces règles s’appliquent aux plaintes, aux rapports et aux renvois présentés à l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement à partir du 12 juillet 2019 en vertu du paragraphe 8(1)d) de la Loi.

Objet

1.02   Sauf disposition contraire prescrite par la Loi, ces règles sont adoptées afin d’assurer que :
  1. toutes les parties à une enquête ont la possibilité pleine et entière de participer et d’être entendues;
  2. les arguments et les éléments de preuve sont divulgués et présentés en temps opportun et de manière efficace; et
  3. toutes les procédures devant l’Office de surveillance se déroulent dans les meilleurs délais et sans formalisme.

Définitions

1.03   (1) Sauf indication contraire du contexte, aux fins des présentes règles,

« Administrateur général » désigne:

  1. En ce qui concerne une plainte en vertu de l’article 16, le directeur du Service canadien du renseignement de sécurité;
  2. En ce qui concerne une plainte en vertu de l’article 17, le chef du Centre de la sécurité des télécommunications;
  3. En ce qui concerne une plainte en vertu de l’article 18, l’administrateur général responsable de prendre une décision en vertu des paragraphes 18(1) et 18(3) de la Loi; et
  4. En ce qui concerne une plainte en vertu de l’article 19, le commissaire de la Gendarmerie Royale du Canada.

« Chef » Désigne le chef du Centre de la sécurité des télécommunications;

« Document » Inclut tout papier, livre, dossier, rapport, enregistrement sonore, vidéo, film, photographie, dessin, schéma, tableau, graphique, carte, plan, relevé, toute information enregistrée ou conservée sur ordinateur ou au moyen de tout autre dispositif et une copie ou une partie de ce matériel;

« Directeur exécutif » Désigne le directeur exécutif de l’Office de surveillance;

« Enquête » Désigne une enquête en vertu du paragraphe 8(1)d) de la Loi sur l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement;

« Greffier » Désigne le greffier de l’Office de surveillance;

« Intimé » Désigne le Service canadien du renseignement de sécurité ou le Centre de la sécurité des télécommunications ou la Gendarmerie Royale du Canada et/ou l’administrateur général responsable, selon le cas;

« Jour férié » Désigne :

  1. les samedis et dimanches,
  2. la période du 25 décembre au 1er janvier inclusivement,
  3. le Vendredi saint,
  4. le lundi de Pâques,
  5. la fête de la Reine,
  6. la fête nationale du Québec, Saint-Jean-Baptiste, le 24 juin,
  7. la fête du Canada,
  8. le congé civique de l’Ontario en août,
  9. le premier lundi de septembre désigné comme la fête du Travail,
  10. le jour de l’Action de grâce,
  11. le jour du Souvenir, et
  12. tout congé spécial proclamé par le gouverneur général;

« Loi » Désigne la Loi sur l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement;

« Membre » Désigne un membre de l’Office de surveillance;

« Membres désignés » Désigne les membres nommés par le président pour enquêter sur une plainte, un rapport ou un renvoi;

« Office de surveillance » Désigne l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement;

« Partie ou parties » Désigne le plaignant et/ou le défendeur ou selon le cas;

« Président » Désigne le président de l’Office de surveillance;

« Vice-président » Désigne le vice-président de l’Office de surveillance.

(2) Tout mot ou toute expression employés dans les présentes règles qui est dans la Loi retient la définition donnée dans la Loi.

Interprétation des règles

1.04   (1) Ces règles doivent s’interpréter de façon large afin de favoriser les fins énoncées à la règle 1.02.

          (2) Ces règles ne sont pas exhaustives et l’Office de surveillance conserve le pouvoir de statuer sur toute question de procédure non prévue par les présentes règles.

Règle 2

Défaut d’observation des règles

Conséquence d’un défaut d’observation

2.01   Un défaut d’observation de ces règles constitue une irrégularité, mais n’entraîne pas la nullité d’une enquête, ou d’une étape ou d’un document ou la direction dans le cadre d’une enquête.

Requête en contestation d’irrégularité

2.01   (1) Une partie peut, par requête, contester toute mesure prise par une autre partie en invoquant la non-observation d’une disposition des présentes règles.

          (2) La partie requérante doit présenter sa requête aux termes du paragraphe (1) le plus tôt possible après avoir pris connaissance de l’irrégularité.

Ordonnance sur requête

2.03   Lorsqu’un membre, sur requête présentée en vertu de la règle 2.02, conclut à la non-observation des présentes règles par une partie, il peut, par ordonnance ou une directive :
  1. rejeter la requête dans le cas où le requérant ne l’a pas présentée dans un délai suffisant après avoir pris connaissance de l’irrégularité pour éviter tout préjudice à l’intimé;
  2. autoriser les modifications nécessaires pour corriger l’irrégularité; ou
  3. annuler l’instance en totalité ou en partie.

Dispense d’observation des règles

2.04   Un membre peut, suite à une requête d’une des parties ou de son propre chef, déroger à l’observation de toute disposition des présentes règles dans les cas où une telle dérogation sert les fins énoncées à la règle 1.02.

Règle 3

Délais

Calcul des délais

3.01   Dans le cadre des présentes règles, ou en vertu d’une ordonnance rendue en vertu de ces règles, le délai est calculé de la manière suivante :
  1. là où il est fait référence à un certain nombre de jours entre deux événements, les jours sont comptés en excluant le jour où le premier événement s’est produit et en incluant le jour où le second événement s’est produit;
  2. si une période de moins de sept (7) jours est fixée, les jours fériés ne sont pas comptés; et
  3. si un délai expire un jour férié, il peut être prorogé jusqu’au jour suivant qui n’est pas un jour férié.

Prorogation ou abrégement

3.02   (1) Un membre peut, suite à une requête d’une des parties ou de son propre chef, proroger ou abréger le délai imparti fixé par les présentes règles ou par une ordonnance rendue en vertu de ces règles, dans les cas où une telle prorogation ou un tel abrégement sert les fins énoncées à la règle 1.02.

          (2) Une requête en prorogation du délai peut être présentée avant ou après l’expiration du délai fixé.

Règle 4

Conflit d’intérêts

Conflit d’intérêts

4.01   Un membre assigné qui
  1. hors du cadre de ses fonctions à titre de membre de l’Office de surveillance, a déjà eu ou a encore une association professionnelle ou personnelle avec une personne concernée par une enquête de l’Office de surveillance menée en vertu du paragraphe 8(1)d) de la Loi ou
  2. est un employé, un associé, un avocat ou un membre d’une société qui représente la personne concernée devant l’Office de surveillance

devra s’abstenir de toute participation à l’enquête de l’Office de surveillance au sujet de cette personne.

Règle 5

Introduction des plaintes

Dépôt d’une plainte

5.01   (1) Toute plainte déposée en vertu du paragraphe 16(1) de la Loi doit être faite par écrit conformément à l’article 21 de la Loi au moyen du formulaire 16;

          (2) Toute plainte déposée en vertu du paragraphe 17(1) de la Loi doit être faite par écrit conformément à l’article 21 de la Loi au moyen du formulaire 17;

          (3) Toute plainte déposée en vertu du paragraphe 18(3) de la Loi doit être faite par écrit conformément à l’article 21 de la Loi au moyen du formulaire 18;

          (4) Toute plainte référée à l’Office de surveillance en vertu des paragraphes 45.53 (4.1) ou 45.67 (2.1) de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada par La Commission civile d’examen et de traitement des plaintes relatives à la GRC conformément à l’article 19 de la Loi.

Modalités de dépôt d’une plainte

5.02   Toute plainte doit être déposée en transmettant au greffier, par courrier ou par service de messagerie, le formulaire approprié en vertu de la règle 5.01 autre que le paragraphe 5.01(4).

Plainte présumée reçue

5.03   Une plainte déposée en vertu du paragraphe 16(1) de la Loi est présumée avoir été reçue lorsque l’Office de surveillance a reçu les pièces suivantes :
  1. le formulaire 16, conformément au paragraphe 5.01(1);
  2. une copie de la lettre de plainte du plaignant au directeur;
  3. une copie de la réponse du directeur, le cas échéant et;
  4. une déclaration du plaignant indiquant qu’il n’est pas satisfait de la réponse du directeur ou une déclaration selon laquelle une période de plus de soixante (60) jours s’est écoulée depuis que le plaignant a adressé au directeur une plainte écrite.
5.04   Une plainte déposée en vertu du paragraphe 17(1) de la Loi est présumée avoir été reçue lorsque l’Office de surveillance a reçu les pièces suivantes :
  1. le formulaire 17, conformément au paragraphe 5.01(2);
  2. une copie de la lettre de plainte du plaignant au chef;
  3. une copie de la réponse du chef, le cas échéant; et
  4. une déclaration du plaignant indiquant qu’il n’est pas satisfait de la réponse du chef ou une déclaration selon laquelle une période de plus de soixante (60) jours s’est écoulée depuis que le plaignant a adressé au chef une plainte écrite.

5.05   Une plainte déposée en vertu de l’article 18 de la Loi est présumée avoir été reçue lorsque l’Office de surveillance a reçu les pièces suivantes :

  1. le formulaire 18, conformément au paragraphe 5.01(3); et
  2. une copie de l’avis de l’administrateur général informant de la décision de refus ou de révocation d’une habilitation de sécurité.
5.06   Une plainte référée à l’Office de surveillance en vertu de l’article 19 de la Loi est présumée avoir été reçue lorsque l’Office de surveillance a reçu un avis de La Commission civile d’examen et de traitement des plaintes relatives à la GRC. L’Office de surveillance enregistrera les informations à l’aide du formulaire 19.

Règle 6

Signification des documents

Mode de signification

6.01   Sauf indication contraire, tout document doit être signifié par le dépôt du document auprès du greffier et le greffier devra par la suite signifier les autres parties.

Règle 7

Détermination de la compétence

Plaintes déposées en vertu de l’article 16 et 17 de la Loi

7.01   (1) Suite à la réception d’une plainte, le greffier doit notifier le plaignant de la plainte présumée reçue et du droit de l’intimé de présenter des représentations écrites quant à la compétence de l’Office de surveillance de faire enquête sur la plainte. Le greffier doit notifier l’intimé de leur droit de présenter des représentations écrites quant à la compétence de l’Office de surveillance de faire enquête sur la plainte et doivent être déposées au plus tard quatre semaines à la suite de l’avis à cet effet. L’intimé doit également fournir une version Protégé B de ces représentations écrites.

          (2) Suite à la réception des représentations écrites de l’intimé, le greffier doit notifier le plaignant de leur droit de présenter une réplique et doit être déposée au plus tard deux semaines à la suite de l’avis à cet effet.

7.02   Après avoir reçu les représentations écrites des parties, le cas échéant, un membre de l’Office de surveillance doit faire un examen préliminaire de la plainte afin de déterminer si, aux termes des paragraphes 16(1) ou du paragraphe 17(1) de la Loi, la plainte relève de la compétence de l’Office de surveillance. Le membre peut déterminer la compétence de l’Office de surveillance de sa propre initiative ou transmettre la plainte à l’Office de surveillance pour qu’il détermine sa compétence.

7.03   Le membre n’est pas tenu de convoquer une audience en personne pour déterminer si l’Office de surveillance a la compétence pour enquêter sur la plainte, mais il peut le faire s’il estime que cela serait utile dans la détermination de la compétence.

7.04   Si le membre ou l’Office de surveillance détermine qu’une ou plusieurs des conditions préalables à l’enquête d’une plainte telles qu’énoncées aux paragraphes 16(1) ou 17(1) de la Loi n’ont pas été remplies, le président doit aviser le plaignant et l’intimé que l’Office de surveillance n’a pas la compétence pour enquêter sur la plainte et expose les motifs applicables énoncés au paragraphe 16(1) ou 17(1) de la Loi.

7.05   Si le membre ou l’Office de surveillance détermine qu’en vertu du paragraphe 16(2) ou 17(2) de la Loi, la plainte ne relève pas de la compétence de l’Office de surveillance, le président doit en notifier le plaignant et l’intimé par courrier recommandé ou par voie de signification à personne.

Désignation du membre

7.06   Si l’Office de surveillance détermine qu’elle a la compétence pour enquêter sur la plainte en vertu de l’article 16 ou 17 de la Loi, le président doit charger un ou plusieurs membres pour enquêter sur la plainte.

Avis de compétence et droit à une audience en personne

7.07   S’il est établi que l’Office de surveillance a la compétence pour enquêter sur la plainte en vertu de l’article 16 ou 17 de la Loi, le président doit, par courrier recommandé ou par voie de signification à personne, notifier le plaignant et l’intimé :
  1. de la détermination de sa compétence;
  2. des exigences en vertu de l’article 25(1) de la Loi;
  3. du droit du plaignant à une audience en personne sur le bien-fondé de la plainte; et
  4. du droit du plaignant de présenter des observations par écrit au membre désigné si le plaignant n’exerce pas son droit à une audience en personne.

Plaintes déposées en vertu de l’article 18 de la Loi

7.08   (1) Suite à la réception d’une plainte, le greffier doit notifier le plaignant de la plainte réputée reçue et du droit de l’intimé et de l’administrateur général du ministère de présenter des représentations écrites quant à la compétence de l’Office de surveillance de faire enquête sur la plainte. Le greffier doit notifier l’intimé et l’administrateur général du ministère de leurs droits de présenter des représentations écrites quant à la compétence de l’Office de surveillance de faire enquête sur la plainte et doivent être déposées au plus tard quatre semaines à la suite de l’avis à cet effet. L’intimé doit également fournir une version Protégé B de ces représentations écrites.

          (2) Le greffier doit notifier le directeur du Service qu’une plainte a été déposée auprès de l’Office de surveillance.

          (3) Suite à la réception des représentations écrites de l’intimé, le greffier doit notifier le plaignant de leur droit de présenter une réplique et doit être déposée au plus tard deux semaines à la suite de l’avis à cet effet.

7.09   Après avoir reçu les représentations écrites des parties, le cas échéant, un membre de l’Office de surveillance doit faire un examen préliminaire pour déterminer si, aux termes du paragraphe 18(1) ou 18(2) de la Loi, la plainte relève de la compétence de l’Office de surveillance. Le membre peut déterminer la compétence de l’Office de surveillance de sa propre initiative ou transmettre la plainte à l’Office de surveillance pour qu’il détermine sa compétence.

7.10   Le membre n’est pas tenu de convoquer une audience en personne pour déterminer si l’Office de surveillance a la compétence pour enquêter sur la plainte, mais il peut le faire s’il estime que cela serait utile pour la détermination de la compétence.

7.11   Si le membre ou l’Office de surveillance détermine qu’en vertu du paragraphe 18(1) ou 18(2) de la Loi, la plainte ne relève pas de la compétence de l’Office de surveillance, le président doit en notifier le plaignant, l’administrateur général et le Service par courriel recommandé ou par voie de signification à personne.

7.12   Si le membre ou l’Office de surveillance détermine que suite au délai prescrit au paragraphe 18(4) de la Loi, la plainte ne relève pas de la compétence de l’Office de surveillance, le membre doit autoriser ou non de proroger le délai pour permettre le dépôt d’une plainte et doit en notifier les parties.

Désignation du membre

7.13   Si l’Office de surveillance détermine qu’elle a la compétence pour enquêter sur la plainte en vertu de l’article 18 de la Loi, le président doit charger un ou plusieurs membres pour enquêter sur la plainte.

Avis de compétence et droit à une audience en personne

7.14   Si un membre ou l’Office de surveillance détermine que la plainte relève de la compétence de l’Office de surveillance, le président doit, par courrier recommandé ou par voie de signification à personne, notifier le plaignant, l’administrateur général concerné et le Service :
  1. de la détermination de sa compétence;
  2. des exigences en vertu de l’article 25(1) de la Loi;
  3. du droit du plaignant à une audience en personne sur le bien-fondé de la plainte; et
  4. du droit du plaignant de présenter des observations par écrit au membre désigné si le plaignant n’exerce pas son droit à une audience en personne.

Avis prescrits à l’article 24 de la Loi

7.15   L‘Office de surveillance doit, avant le début de l’enquête, envoyer les avis prescrits à l’article 24 de la Loi par courrier recommandé ou par voie de signification à personne.

Renseignements à fournir par le directeur et l’administrateur général

7.16   Suite à l’envoi des avis d’enquête exigés par l’article 24 de la Loi, l‘Office de surveillance doit obtenir du directeur et de l’administrateur général concerné, tous les renseignements permettant au plaignant d’être aussi informé que possible des circonstances motivant le refus d’une habilitation de sécurité ou d’un contrat, le cas échéant.

Résumé en vertu de l’article 22 de la Loi et observations

7.17   Suite à la réception des renseignements mentionnés à la règle 7.16, le membre désigné doit, après avoir consulté les administrateurs généraux conformément au paragraphe 52(1)a) de la Loi, demander au greffier d’envoyer en son nom le résumé des informations et copies mentionnées à l’article 22 de la Loi par courrier recommandé ou par voie de signification à personne.

Plaintes référées à l’Office de surveillance en vertu de l’article 19 de la Loi

Avis de compétence et droit à une audience en personne

7.18   Si un membre ou l’Office de surveillance détermine que la plainte relève de la compétence de l’Office de surveillance, le président doit, par courrier recommandé ou par voie de signification à personne, notifier le plaignant et l’intimé :
  1. de la détermination de sa compétence;
  2. des exigences en vertu de l’article 25(1) de la Loi;
  3. du droit du plaignant à une audience en personne sur le bien-fondé de la plainte; et
  4. du droit du plaignant de présenter des observations par écrit au membre désigné si le plaignant n’exerce pas son droit à une audience en personne.

Renvois effectués aux termes de l’alinéa 45(2)b) de la Loi canadienne sur les droits de la personne

Désignation du membre

7.19   Suite à la réception d’un renvoi effectué conformément à l’alinéa 45(2)b) de la Loi canadienne sur les droits de la personne, le président doit charger un ou plusieurs membres de l’Office de surveillance pour enquêter sur l’affaire.

Avis au directeur et au ministre

7.20   Avant le début de l’enquête, au nom du membre désigné, l‘Office de surveillance doit donner l’avis prévu à l’article 24 de la Loi au directeur et au ministre mentionné au paragraphe 45(2) de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Droit de présenter des observations

7.21   L‘Office de surveillance doit notifier le plaignant, le ministre mentionné au paragraphe 45(2) de la Loi canadienne sur les droits de la personne et le directeur de leur possibilité de présenter des observations en vertu du paragraphe 25(2) de la Loi, des délais impartis que l’Office de surveillance a établi dans lequel ces observations doivent être faites et des procédures à suivre pour présenter des observations et des preuves.

Renseignements à fournir par le ministre

7.22   L‘Office de surveillance doit obtenir auprès du ministre mentionné au paragraphe 45(2) de la Loi canadienne sur les droits de la personne les renseignements relatifs aux questions de sécurité.

Résumé mentionné à l’article 45(6) de la Loi canadienne sur les droits de la personne

7.23   Suite à la réception des renseignements obtenus conformément à la règle 7.22, le membre désigné doit, après avoir consulté le directeur conformément au paragraphe 52(1) de la Loi, charger le greffier d’envoyer en son nom le résumé mentionné au paragraphe 45(6) de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Signification du rapport

7.24   Après avoir entériné le rapport et consulté le directeur conformément à l’alinéa 52(1)a) de la Loi et au plus tard quatre-vingt-dix jours (90) ou tout autre délai accordé par la Commission canadienne des droits de la personne après le renvoi de l’affaire à l’Office de surveillance, ce dernier doit faire parvenir son rapport à la Commission, au ministre mentionné au paragraphe 45(2) de la Loi canadienne sur les droits de la personne et au plaignant.

Rapports présentés en vertu du paragraphe 19(2) de la Loi sur la citoyenneté

Désignation du membre

7.25   Suite à la réception d’un rapport présenté conformément au paragraphe 19(2) de la Loi sur la citoyenneté, le président doit charger un ou plusieurs membres de l’Office de surveillance pour enquêter sur les motifs du rapport.

Droit de présenter des observations

7.26   L‘Office de surveillance doit notifier le plaignant, le ministre mentionné au paragraphe 19(2) de la Loi sur la citoyenneté et le directeur, par courrier recommandé ou par voie de signification à personne, de leur droit de présenter des observations et des preuves en vertu du paragraphe 48(2) de la Loi, des délais impartis que l’Office de surveillance a établi dans lequel ces observations doivent être faites et des procédures à suivre pour présenter des observations et des preuves.

Renseignements à fournir par le ministre

7.27   L‘Office de surveillance doit obtenir auprès du ministre mentionné au paragraphe 19(2) de la Loi sur la citoyenneté les renseignements relatifs aux raisons de croire que le plaignant se livrera aux activités décrites aux alinéas 19(2)a) ou b) de la Loi sur la citoyenneté.

Résumé mentionné à l’article 19(5) de la Loi sur la citoyenneté

7.28   Suite à la réception des renseignements obtenus conformément à la règle 7.27, le membre désigné doit, après avoir consulté le directeur conformément à l’alinéa 52(1)a) de la Loi, charger le greffier de faire parvenir en son nom à la personne concernée le résumé mentionné au paragraphe 19(5) de la Loi sur la citoyenneté.

Signification du rapport

7.29   À l’issue de son enquête, le membre désigné doit soumettre un rapport au gouverneur en conseil en vertu du paragraphe 19(6) de la Loi sur la citoyenneté et consulter le directeur, conformément à l’alinéa 52(1)b) de la Loi, puis faire parvenir au plaignant, par courrier recommandé ou par voie de signification à personne, un rapport contenant les conclusions du rapport présenté au gouverneur en conseil, comme l’exige le paragraphe 19(6) de la Loi sur la citoyenneté.

Règle 8

Conférences

Conférence préparatoire obligatoire

8.01   (1) Un membre tiendra une conférence préparatoire à l’audience à une date qui sera fixée par le greffier.

Objet de la conférence préparatoire

          (2) Lors de la conférence préparatoire à l’audience, le membre pourra aborder les points suivants avec les parties :

  1. si les parties demandent une audience en personne ou si l’audience peut procéder par écrit;
  2. la détermination, la délimitation ou la simplification des questions en litige;
  3. la détermination et la délimitation de la preuve;
  4. si les parties prévoient de faire des admissions formelles en particulier sur les faits ou des documents;
  5. la préparation des témoins, y compris,
    1. l’identification des témoins et la délimitation des témoignages,
    2. l’ordre de comparution des témoins,
    3. si des citations à comparaître sont nécessaires;
  6. la divulgation de documents non classifiés;
  7. la nécessité des services d’un interprète pour l’audience en personne;
  8. la présentation de requêtes préalables à l’audience (questions de procédure);
  9. la date de l’audience;
  10. le lieu de l’audience; et
  11. toute autre question pertinente.

Demande d’une conférence de gestion de cas

8.02   (1) Toute partie à une enquête peut, à tout moment, demander à ce qu’un membre convoque une conférence de gestion de cas.

Demande au greffier

          (2) Toute demande d’une partie pour la tenue d’une conférence de gestion de cas doit être adressée par écrit au greffier.

Convocation d’une conférence de gestion de cas

8.03   Un membre peut, sur demande ou de sa propre initiative, convoquer une conférence de gestion de cas.

Avis de conférence

8.04   (1) Le greffier doit signifier aux parties un avis indiquant les modalités de la conférence préparatoire à l’audience ou la conférence de gestion de cas, la date et l’heure à laquelle elle sera tenue et, le cas échéant, le lieu.

          (2) Une conférence peut avoir lieu par téléphone ou en personne.

Participation à une conférence

          (3) Sauf indication contraire du membre présidant la conférence, toutes les parties à l’enquête, ou leurs représentants, sont tenus d’assister ou de participer ou d’assister à la conférence.

Absence

          (4) Si une personne qui est tenue de participer ou d’assister à une conférence est absente, le membre présidant peut poursuivre en l’absence de la personne ou sans sa participation.

Règle 9

Règlement des plaintes

Champ d’application

9.01   Cette règle s’applique aux plaintes déposées en vertu des articles 16, 17, 18 et 19 de la Loi.

Objet

9.02   Le but d’une rencontre de règlement des plaintes est de résoudre une partie ou l’ensemble des questions soulevées par une plainte.

Demande d’une rencontre de règlement des plaintes

9.03   Une partie peut, à tout moment, demander la convocation d’une rencontre de règlement des plaintes.

Demande au greffier

9.04   Toute demande d’une partie pour la tenue d’une rencontre de règlement des plaintes doit être adressée au greffier.

Rencontre de règlement des plaintes

9.05   Un membre peut demander la convocation d’une rencontre de règlement des plaintes quand il détermine que les circonstances l’exigent.

Avis de rencontre de règlement des plaintes

9.06   Avec le consentement des parties, le greffier signifie aux parties un avis indiquant la date, l’heure et le lieu de la rencontre de règlement des plaintes.

Conduite d’une rencontre de règlement des plaintes

9.07   (1) Un membre doit présider la rencontre de règlement des plaintes.

          (2) Le membre qui préside la rencontre de règlement des plaintes ne doit pas enquêter sur le bien-fondé de la plainte ni participer à d’autres délibérations concernant la plainte.

Confidentialité

9.08   Toutes les communications tenues lors de la rencontre de règlement des plaintes et tous les documents préparés aux fins d’une telle rencontre sont confidentiels, sont réputés être sans préjudice et ne doivent pas être divulgués.

Avis de règlement

9.09   (1) Quand, lors d’une rencontre de règlement des plaintes, une entente est conclue au sujet du contenu de l’ensemble de la plainte ou d’une partie de celle-ci, l’entente, à l’aide du formulaire 909, doit être consignée par écrit et signée par le membre qui préside la rencontre de règlement des plaintes.

Rapport d’un règlement partiel

          (2) Quand, lors d’une rencontre de règlement des plaintes, une entente est conclue au sujet du contenu d’une partie de la plainte, le membre qui préside la rencontre de règlement des plaintes doit spécifier les questions qui ont été résolues.

Avis de non-règlement

          (3) Si aucun règlement ne peut être atteint lors d’une rencontre de règlement des plaintes, le membre qui préside la rencontre doit le consigner dans le dossier de l’Office de surveillance

Règle 10

Ajournements

Obtention d’un ajournement

10.01   Si une audience est prévue et qu’une partie souhaite ajourner l’audience, la partie doit présenter une requête pour ajourner l’audience au membre désigné.

Facteurs à examiner

10.02   Pour prendre sa décision d’accorder ou de refuser un ajournement, un membre peut prendre en compte,
  1. le préjudice à une partie;
  2. le moment de la demande d’ajournement;
  3. le nombre de demandes d’ajournement déjà déposées;
  4. le nombre d’ajournements déjà accordés;
  5. les instructions ou ordonnances antérieures relatives au calendrier des futures audiences ou requêtes;
  6. l’intérêt public;
  7. les coûts d’un ajournement;
  8. la disponibilité des témoins;
  9. les efforts déployés pour éviter l’ajournement;
  10. les conditions nécessaires à un procès équitable; et
  11. tout autre facteur pertinent.

Règle 11

Engagement présumé

Champ d’application

11.01   (1) Cette règle s’applique à l’information ou aux éléments de preuve obtenus par les parties dans le cadre d’une enquête devant l’Office de surveillance.

             (2) Cette règle ne s’applique pas à l’information ni aux éléments de preuve obtenus autrement qu’en vertu du paragraphe (1).

Présomption d’engagement

             (3) Toutes les parties et leurs avocats sont présumés s’engager à ne pas utiliser l’information ou les éléments de preuve auxquels la présente règle s’applique à des fins autres que celles de l’instance au cours de laquelle les éléments de preuve ont été obtenus.

Exceptions

             (4) Le paragraphe (3) n’a pas pour effet d’interdire l’utilisation d’éléments de preuve ni d’information à laquelle consent la personne qui a les a divulgués.

             (5) Le paragraphe (3) n’a pas pour effet d’interdire la poursuite judiciaire d’une personne pour une infraction à l’article 131 du Code criminel (parjure).

Directives ne s’appliquant pas à la présomption d’engagement

11.02   S’il est convaincu que l’intérêt public l’emporte sur tout préjudice que pourrait subir une partie qui a divulgué l’information ou des éléments de preuves, un membre peut ordonner que le paragraphe 11.01(3) ne s’applique pas à l’information ou aux éléments de preuve, et peut imposer les conditions et donner les directives qu’il estime justes.

Règle 12

Livres de preuve documentaire

Plaintes déposées en vertu des articles 16, 17 et 19 de la Loi

Obligation du plaignant

12.01   (1) Le plaignant doit déposer auprès du greffier, au plus tard soixante (60) jours avant l’audience ou à une date qui sera fixée par le membre, un livre de preuve documentaire contenant :
  1. Une liste de tous les documents pertinents dans le cadre de l’enquête de l’Office de surveillance;
  2. Une copie de tous les documents pertinents dans le cadre de l’enquête de l’Office de surveillance; et
  3. Un résumé de la déposition prévue du témoin à l’aide du formulaire 1200 et une liste des documents ou éléments, le cas échéant, sur lesquels le témoin s’appuiera, et ce, pour tous les témoignages sur lesquels le plaignant entend se baser.

Obligation de l’intimé

             (2) L’intimé doit déposer auprès du greffe, au plus tard soixante (60) jours avant l’audience ou à une date qui sera fixée par le membre, un livre de preuve documentaire contenant :

  1. Une liste de tous les documents pertinents dans le cadre de l’enquête de l’Office de surveillance;
  2. Une copie de tous les documents pertinents dans le cadre de l’enquête de l’Office de surveillance; et
  3. Un résumé de la déposition prévue du témoin à l’aide du formulaire 1200 et une liste des documents ou éléments, le cas échéant, sur lesquels le témoin s’appuiera, et ce, pour tous les témoignages sur lesquels l’intimé entend se baser.

Plaintes déposées en vertu de l’article 18 de la Loi

Obligations du Service et l’administrateur général concerné

12.02   (1) Le Service et l’administrateur général doivent déposer auprès du greffier, au plus tard soixante (60) jours avant l’audience ou à une date qui sera fixée par le membre, un cahier de preuve documentaire contenant :
  1. Une liste de tous les documents pertinents dans le cadre de l’enquête de l’Office de surveillance;
  2. une copie de tous les documents pertinents dans le cadre de l’enquête de l’Office de surveillance; et
  3. un résumé de la déposition prévue du témoin à l’aide du formulaire 1200 et une liste des documents ou éléments, le cas échéant, sur lesquels le témoin s’appuiera, et ce, pour tous les témoignages sur lesquels le Service et l’administrateur général entendent se baser.

Obligations du plaignant

             (2) Le plaignant doit déposer auprès du greffier, au plus tard soixante (60) jours avant l’audience ou à une date qui sera fixée par le membre, un livre de preuve documentaire contenant :

  1. Une liste de tous les documents pertinents dans le cadre de l’enquête de l’Office de surveillance;
  2. une copie de tous les documents pertinents dans le cadre de l’enquête de l’Office de surveillance; et
  3. un résumé de la déposition prévue du témoin à l’aide du formulaire 1200 et une liste des documents ou éléments, le cas échéant, sur lesquels le témoin s’appuiera, et ce, pour tous les témoignages sur lesquels le plaignant entend se baser.

Éléments de preuve ne pouvant être présentés

12.03   Les éléments de preuve qui ne sont pas communiqués tel que requis en vertu des règles 12.01 et 12.02 ne peuvent être présentés au cours d’une audience, à moins que le membre désigné l’autorise. Si une partie a l'intention de divulguer d'autres éléments de preuve, elle doit notifier l'Office de surveillance du nombre d'éléments de preuve à divulguer et fournir des observations sur les raisons pour lesquelles les éléments de preuve n'ont pas été divulgués en vertu des règles 12.01 et 12.02.

Règle 13

Audience

Avis d’audience

13.01   (1) Lorsqu’une enquête est prête à être entendue, le greffier doit signifier aux parties un avis d’audience.

            (2) L’avis d’audience doit notifier les parties de l’heure et du lieu de l’audience.

            (3) Le membre peut, à sa discrétion, peut notifier les parties de l’heure et du lieu d’une audience ex parte, mais seule la partie qui présente la preuve à l’audience a droit à un tel avis.

Audience aux fins de l’enquête

13.02   (1) Les audiences devant l’Office de surveillance sont aux fins de l’enquête.

            (2) Le membre désigné peut, de son propre chef, convoquer, interroger et contre-interroger les témoins.

            (3) L’avocat de l’Office de surveillance peut demander que des témoins soient convoqués, les interroger et contre-interroger et déposer tous les documents pertinents en preuve au dossier.

            (4) Le membre désigné peut ajourner l’audience à tout moment pour obtenir des informations supplémentaires en vertu des articles 10 ou 27 de la Loi, tel qu’il le juge nécessaire pour instruire et examiner la plainte déposée ou toute autre affaire sur laquelle il enquête.

Conduite de l’audience

13.03    Les audiences peuvent être menées par un ou plusieurs membres de l’Office de surveillance.

Langue de l’audience

13.04   L’audience doit être menée en anglais ou en français.

Droit à une audience

13.05   Dans le cadre d’une enquête sur une plainte, le plaignant et l’intimé doivent avoir l’occasion de présenter des preuves et de formuler des observations auprès de l’Office de surveillance.

Droit d’être représenté par un avocat

13.06   Une partie peut être entendue en personne ou se faire représenter par un avocat lors d ’une audience.

Audience ex parte

13.07   (1) Conformément au paragraphe 25(2) de la Loi, une partie peut demander que l’audience, ou une partie de celle-ci ait lieu en l’absence des autres parties, pour des raisons de sécurité nationale ou d’autres raisons jugées valables par le membre désigné.

            (2) Sous réserve de l’article 27 de la Loi, le membre désigné a le pouvoir discrétionnaire d’exclure de l’audience une ou plusieurs parties au cours de la présentation des preuves ou de la formulation des observations par une autre partie.

            (3) Sous réserve de l’article 27 de la Loi, le membre désigné a le pouvoir discrétionnaire, en tenant compte à la fois des exigences de la sécurité national, de la défense nationale, des relations internationales du Canada et du droit de la personne concernée à un traitement équitable, de déterminer si les faits de l’affaire justifient que la nature de la preuve ou des observations de l’une des parties soit divulguée à la partie qui a été exclue de tout ou d’une partie de l’audience.

            (4) Si le membre désigné décide que la nature de la preuve ou des observations de l’une des parties doit être divulguée à une autre partie, le membre doit consulter l’administrateur général concerné avant de circonscrire la divulgation, de façon à assurer le respect de l’article 27 de la Loi.

Interrogatoire principal, contre-interrogatoire et réinterrogatoire

Interrogatoire principal

13.08   (1) Une partie qui participe à une audience peut citer et interroger des témoins.

Contre interrogatoire

            (2) Sous réserve de l’article 27 de la Loi, le membre désigné a le pouvoir discrétionnaire, en tenant compte à la fois des exigences de la sécurité national, de la défense nationale, des relations internationales du Canada et du droit de la personne concernée à un traitement équitable, de déterminer si les faits de l’affaire justifient qu’on permette à une partie de contre-interroger des témoins cités par d’autres parties.

Réinterrogatoire

            (3) Sous réserve de l’article 27 de la Loi, le membre désigné a le pouvoir discrétionnaire de déterminer si les faits de l’affaire justifient qu’on permette à une partie de réinterroger ses témoins.

Interdiction de photographier ou d’enregistrer les audiences

13.09   Il est interdit de prendre ou de tenter de prendre une photographie, de faire ou de tenter de faire un enregistrement audio ou vidéo ou de se servir de tout autre équipement susceptible de produire des représentations visuelles ou auditives par voie électronique ou autre excepté par le sténographe judiciaire de l’Office de surveillance,
  1. lors d’une audience,
  2. de toute personne entrant ou sortant de la salle dans laquelle une audience doit être ou a été tenue, ou
  3. de toute personne dans l’édifice dans lequel une audience doit être ou a été tenue, lorsqu’il existe des motifs raisonnables de croire que la personne est là dans le but d’assister à l’audience ou qu’elle en vient.

Service d’un interprète

13.10   Une partie qui demande les services d’un interprète en vertu de la Loi sur les langues officielles doit aviser le greffier par écrit, au plus tard trente (30) jours avant la date de l’audience.

Avis de demande d’accommodement

13.11   Une partie doit aviser le greffier dès que possible de tout besoin de la partie ou d’un témoin nécessitant des mesures d’accommodement.

Règle 14

Audiences écrites

14.01   (1) Si le plaignant n’exerce pas son droit d’audience en personne, le greffier au nom du membre désigné doit notifier les parties des délais fixés pour le dépôt des éléments de preuve et des observations écrites des parties.

            (2) Sous réserve de l’article 50 de la Loi, le membre désigné a le pouvoir discrétionnaire, en tenant compte à la fois des exigences de la sécurité national, de la défense nationale, des relations internationales du Canada et du droit de la personne concernée à un traitement équitable, de déterminer si les faits de l’affaire justifient que la substance des preuves et des observations de l’une des parties soit divulguée à une ou plusieurs autres parties.

            (3) Si le membre désigné décide que la substance des preuves et des observations de l’une des parties doit être divulguée à une autre partie, il doit consulter l’administrateur général concerné avant de circonscrire la divulgation, de façon à assurer le respect de l’article 50 de la Loi.

            (4) Si le membre désigné décide que la substance des preuves ou des observations faites par une partie doit être communiquée aux autres parties, les autres parties ont le droit de présenter des preuves en réponse et de formuler des commentaires à l’égard de ces observations écrites.

Règle 15

Preuve

Élément de preuve admissible

15.01   Sous réserve de la règle 15.02, le membre désigné peut recevoir en preuve, lors d’une audience, qu’il soit fait ou non sous serment ou affirmation solennelle, ou qu’il soit ou non admissible en tant que preuve devant un tribunal,
  1. toute déposition orale; et
  2. tout document.

concernant la nature de l’enquête, et peut prendre des décisions à la lumière de ces éléments de preuve, mais le membre désigné peut exclure ce qui est inutilement répétitif.

Admission d’office

15.02   Le membre désigné peut :
  1. prendre connaissance d’office des faits; et
  2. admettre d’office les faits, renseignements ou opinions généralement reconnus qui sont du ressort de sa spécialisation.

Assignation à comparaître

15.03   (1) Le membre désigné peut, par assignation, exiger de toute personne,
  1. qu’elle dépose sous serment ou affirmation solennelle lors d’une audience; et
  2. qu’elle produise en preuve certains documents précis lors d’une audience.

Formulaire d’assignation à comparaître

            (2) Le formulaire 1503 doit être utilisé pour les assignations à comparaître.

Signature d’une assignation

            (3) Une assignation peut être signée par le greffier.

Assignation en blanc

            (4) Sur demande d’une partie, le greffier doit émettre à la partie une assignation en blanc et la partie peut compléter l’assignation en y insérant le nom du témoin qui doit être convoqué lorsque le motif de la convocation en blanc est justifié par la partie requérante.

Signification de l’assignation

            (5) Sous réserve du paragraphe (6), la partie qui obtient une assignation à comparaître par signification à personne ou courrier recommandé doit signifier l’assignation au témoin cité.

Indemnité de témoin

            (6) La partie qui obtient une assignation à comparaître doit payer au témoin convoqué ou lui présenter une soumission, en même temps que la signification, les indemnités de témoin et les frais de déplacement selon le montant prévu au tarif A des Règles de la Cour fédérale.

Droit du témoin à un avocat

            (7) Un témoin cité par une partie, ou convoqué par le membre désigné pour déposer verbalement ou par écrit ou produire des pièces au dossier a le droit d’être conseillé sur ses droits par un avocat, qui ne peut cependant prendre aucune autre part à l’audience.

Idem

            (8) Un témoin et son avocat n’ont le droit d’être présents à l’audience qu’au moment de la déposition de ce témoin.

Protection en vertu de l’article 28 de la Loi

            (9) Le membre désigné doit informer chaque témoin, avant sa déposition, de la protection que lui accorde l’article 28 de la Loi.

Enquête du membre au-delà des éléments de preuve présentés par les parties

15.04   Dans le cadre de son enquête, l’Office de surveillance ne se limite pas aux preuves admises à l’audience.  

Règle 16

Modification d’une plainte

Modification de la plainte

16.01   (1)        À tout stade de l’enquête, un membre peut, suite à une requête d’une des parties ou à sa propre initiative, accorder l’autorisation de modifier la plainte dans les cas où une telle modification sert les fins énoncées à la règle 1.02, à moins qu’il n’en résulte un préjudice qui ne pourrait être réparé par un ajournement.

            (2) Nonobstant le paragraphe (1), un membre ne peut accorder l’autorisation de modifier une plainte, sauf si les exigences de l’alinéa 16(1)a) ou 17(1)a) de la Loi, selon le cas, ont été respectées.

Règle 17

Désistement d’une plainte

Abandon

17.01   Tout plaignant peut se désister de sa plainte en signifiant un avis de désistement à l’Office de surveillance.

Désistement présumé

17.02   Une plainte est réputée avoir fait l’objet d’un désistement lors que l’Office de surveillance n’a pu communiquer avec le plaignant, et ce, malgré des efforts raisonnables.

Règle 18

Requêtes

Dossier de requête

18.01   (1) Une partie peut présenter un dossier de requête à tout moment en le déposant auprès du greffier.

Contenu d’une requête

            (2) La partie requérante doit joindre à l’avis de requête :

  1. les motifs sur lesquels la requête est demandée à l’aide du formulaire 1801,
  2. un résumé des faits pertinents sur lesquels la partie requérante se fonde sous la forme d’un affidavit (formulaire 1802) pouvant inclure les documents et autres éléments de preuve sur lesquels la partie requérante s’appuie,
  3. les observations écrites,
  4. la jurisprudence, le cas échéant.

Obligations de la partie adverse

            (3) Dans les sept (7) jours suivants la réception de la requête, la partie adverse peut déposer :

  1. un résumé des faits pertinents sur lesquels la partie adverse se fonde sous la forme d’un affidavit (formulaire 1802B) pouvant inclure les documents et autres éléments de preuve sur lesquels la partie adverse s’appuie,
  2. les observations écrites,
  3. la jurisprudence, le cas échéant.

Dépôt d’une requête par écrit

18.02   Les requêtes doivent être soumises par écrit, sauf indication contraire d’un membre.

Requête déposée par un membre

18.03   Cette règle ne s’applique pas aux requêtes initiées par un membre.

Procédure informelle

18.04   (1) Si ces règles prévoient qu'une partie peut demander réparation en présentant une requête, une partie peut commencer par demander de manière informelle une réparation, par écrit, au greffier.

            (2) Le membre peut émettre une directive ou une ordonnance résolvant un problème pour lequel une réparation est demandée en vertu du paragraphe (1) ou ordonner à la partie de procéder par voie de requête.

 

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